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③ 创业公司沟通交流以及团队协作问题应该怎样解决
不管是员工之间的相互沟通交流还是团队协作,都是办公效率问题,所以这个问题其实是在问有什么办公工具可以提高团队沟通协作效率。
创业公司在团队沟通协作中一般都需要解决这几大问题:
保持内部信息高效沟通
简单透明的工作流程
充分调动员工积极性
这里我推荐使用企业微信,不仅是用于内部沟通协作的办公工具,还可以对外服务客户,绝对是创业公司正在找的办公工具。
我们先重点看下企业微信是如何进行高效内部沟通协作的。
一、和微信相似的UI设计,无使用门槛
当你下载企业微信后,似曾相识扑面而来,从外观上来看,消息聊天界面和微信基本保持一致,即便是新手,也不需要额外的学习成本,操作简便,功能板块都罗列的非常清楚,分别是消息页面、通讯录、工作台、【我】个人信息,需要重点了解的是工作台,都是办公需要用到的功能。
我们长期习惯在微信上聊天,企业微信的熟悉亲切感,也让内部沟通变得像熟人聊天一样自在,零间隙,减少沟通的不适感。
二、内部沟通的核心,透明的消息阅读状态
这里的消息阅读状态指的是企业微信的已读未读,内部聊天发送消息,你能快速获知对方有没有阅读你的消息,是团队效率沟通的关键指示,可以判断你的消息是否顺利通知下去,除了查看已读和未读,在公司群内聊天, 你还能知道你的消息已读人员和未读人员分别是谁,可以迅速找提醒未读人员查收消息,保证团队项目及时沟通,不耽误工作进程。
三、系统审批与汇报,清晰无障碍的沟通流程
创业公司最忌讳有鲜明的上下等级关系,为什么这么说呢?传统公司内部,每一个职级都是一道沟通门槛,限制了员工和上级之间的交流,必须层层通报提交申请才能完成整个工作流程的沟通,浪费了大量沟通时间,影响信息的传递。
在企业微信上,员工提交请假付款审批和汇报工作,可以直接使用企业微信里面的模板,按照设置好的汇报对象,同时汇报给多人查看,后台都留有记录。
并且在企业微信通讯录里面,员工可以主动和其他部门领导、甚至是老板发起聊天对话,高效沟通,让项目尽快落地开始运转,更加扁平化管理。
四、团队协作:微文档同步更新项目进程
公司里的每个成员都不是独立的个体,需要各司其职,共同协作完成工作,其中最常见的是文档协作,企业微信的微文档具备协作能力。
分配工作任务初期,你可以使用微文档的活动策划模板,确定每一个环节的负责人,将任务分配出去,或者邀请同事一起写活动策划方案。
任务分配之后,想知道员工的工作进展情况,你可以用工作清单模板,邀请员工填写工作汇报反馈,了解工作进程。
另外微文档还有工作日报、团队周报、信息收集表、排班表等模板可以使用,和成员之间一起协作,更新工作进程,不用反复询问成员项目开展得如何,遇到哪些阻碍,全都交给文档来反映吧。
五、信息共享,也是一种沟通符号
很多人都拿企业微信的微盘来保存个人资料,除了保存资料,其实微盘可以作为企业内部的信息共享区。
微盘分为共享空间和个人文件,如果把共享空间作为信息资料库,那么所有员工都能在微盘内找到工作日常所需要的信息资料,还能贡献分享他们专业的知识,提高公司整体员工的信息储备量,毕竟有些知识是无法通过短期沟通交流来获取的。
六、快捷回复,高效对外沟通
企业微信不仅用来办公,还可以和公司客户直接联系,将所有客户都沉淀在公司的企业微信账号内,遇到活动时期,客户沟通效率问题被放大化,员工回复速度跟不上,所以企业微信提供快捷回复功能,将客户经常问的问题回复内容,都提前编辑在快捷回复素材库内,减少员工重复性工作,提高沟通效率。
七、保存聊天记录,提高员工积极性
员工工作积极性如何,我们从何判断?在办公室安装摄像头,观察员工有无工作散漫,做与工作无关的事情,那么线下远程办公呢?员工积极性你又该怎么知晓?
答案是通过保存聊天记录,员工同意保存后,企业可以从聊天记录里面知道员工是怎么进行内部沟通的,以及在对外服务客户上,员工的服务态度如何,有没有懈怠或者消极敷衍客户。
更重要的是,你还可以通过查看聊天记录,看到团队以多快的速度在开展项目,分析团队沟通协作中哪个环节出现了问题,员工之间是如何分工的,最后又是怎样解决这个问题,所有过程都被保存下来,后续可以根据之前的项目经验来学习复用。
但企业微信没有消息存档功能,管理员不能查看手下员工详细的聊天记录,所以需要通过企业微信服务商——点镜来开通消息存档,开通过后,只要员工与客户同意存档,管理员就可以在点镜后台随时查看员工的聊天记录,包括文字、图片、文件、链接、语音多种类型的消息,甚至是撤回的消息也能记录到,都被永久保存下来
点镜SCRM不仅提供消息存档,还有聊天提醒、聊天增强、客户画像、渠道活码、客户群提醒、删人提醒、朋友圈展示等功能,是管理客户的神器,其实很多公司使用企业微信,并不是看中它的办公功能,而是它在客户方面独有的优势。
另外,企业微信提高沟通交流这一点,还需要强调它的会议功能,会议可以突破空间的局限,随时和团队开始项目沟通,所以用企业微信这样专业的办公软件,解决沟通效率和团队协作需求是没问题的。