來賓宣傳工作

1. 開業慶典的注意事項

開業慶典的注意事項包括：1、要做好輿論宣傳工作，進行集中性的廣告宣傳；2、要做好來賓的邀約工作，在力所能及的條件下力爭多邀請來賓參加；3、要做好場地布置工作，事先認真進行檢查、調試，以防其在使用時出現差錯；4、要做好接待服務工作，分工負責各盡其職；5、要做好禮品饋贈工作；6、要做好程序擬定工作，選定好稱職的儀式主持人。

1、要做好輿論宣傳工作
既然舉辦開業儀式的主旨在於塑造本單位的良好形象，要對其進行必不可少的輿論宣傳，以吸引社會各界對自己的注意，爭取社會公眾對自己的認可或接受。為此要做的常規工作是選擇有效的大眾傳播媒介，進行集中性的廣告宣傳。
2、要做好來賓約請工作
開業儀式影響的大小，實際上往往取決於來賓的身份的高低與其數量的多少，在力所能及的條件下，要力爭多邀請一些來賓參加開業儀式。
3、要做好場地布置工作
開業儀式多在開業現場舉行，其場地可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。按慣例。為顯示隆重與敬客，可在來賓尤其是貴賓站立之處鋪設紅色地毯，此外，還應當在醒目之處擺放來賓贈送的花籃、牌匾。來賓的簽到薄、本單位的宣傳材料、待客的飲料等要提前備好。對於音響、照明設備以及開業儀式舉行之時所需使用的用具、設備，必須事先認真進行檢查、調試，以防其在使用時出現差錯。
4、要做好接待服務工作
在舉行開業儀式的現場，一定要有專人負責來賓的接待服務工作，除了要本單位的全體員工在來賓的面前要以主人翁的身份熱情待客，有求必應，主動相助之外，更重要的是分工負責，各盡其職。在接待貴賓時，需由本單位主要負責人親自出面，在接待其他來賓時，則可由本單位的禮儀小姐負責此事。
5、要做好禮品饋贈工作
舉行開業儀式時贈予來賓的禮品，一般屬於宣傳性傳播媒介的范疇之內，若能選擇得當，必定會產生良好的效果。向來賓贈送的禮品應具有宣傳性、榮譽性、獨特性三大特徵。
6、要做好程序擬定工作
從總體上來看，開業儀式大都由開場、過程、結局三大基本程序所構成，開場即奏樂，邀請來賓就位，宣布儀式正式開始，介紹主要來賓。過程是開業儀式的核心內容，通常包括本單位負責人講話、來賓代表致詞、啟動某項開業標志等。結局則包括開業儀式結束後，賓主一首進行現場參觀、聯歡、座談等，是開業儀式必不可少的尾聲。為使開業儀式順利進行，在籌備之時，必須要認真草擬個體的程序，並選定好稱職的儀式主持人。

2. 辦好一次慶典活動，你認為應做好哪些方面的工作

具體地說，要辦好一次慶典活動，應認真做好以下工作：
（1）精心選擇對象，發出邀請，確定來賓。慶典活動應邀請與組織有關的政府領導、行政上級、知名人士、社區公眾代表、同行組織代表、組織內部員工和新聞記者等前來參加。公關人員應選好對象，提前發出邀請，特別是重要來賓應親自上門邀請。
（2）合理安排慶典活動的程序。慶典活動的程序，一般由這樣幾方面內容組成：安排專門主持人宣布活動開始，介紹重要來賓，由組織的領導和重要來賓致辭或講話；有些活動，需要有剪綵和參觀的安排；安排交流的機會（或座談、宴請，或安排喜慶、余興的節目，席間進行交流）；重要來賓的留言、題字（該項活動，也可安排在活動開始前）。
（3）安排接待工作。慶典活動開始前，我們應做好一切接待准備工作。接待和服務人員要安排好，活動開始前所有有關人員應各就各位。重要來賓的接待，應由組織的首腦親自完成。要安排專門的接待室或會議室，以便在正式活動開始前，讓來賓休息或與組織的領導交談。入場、簽到、剪綵、留言等活動，都要有專人指示和領位。
（4）物質准備和後勤、保安等工作。慶典活動的現場，需要有音響設備、音像設備、文具、電源等。需要剪綵的，要有綵綢帶。鞭炮、鑼鼓等在特殊場合，也要有所准備。宣傳品、條幅和贈與來賓的禮品，也應事前准備好。

3. 來賓宣傳部唐佐軍

唐佐軍。生於七十年代，祖籍湖南武岡市。筆名，高軍、石川、狼之獨步。中國作家協會會員、來賓作協副主席，來賓青年文學院院長，出版<<與我同飛>>、《幸福的柴門》等長篇小說三部，《蟻民》等中篇小說集一部，致力中短篇小說創作，作品散見《廣西文學》、《十月》、《青年文學》等。參與策劃並編劇新加坡電視劇《正義武館》、《豬仔館》。獲第六屆廣西金嗓子文學獎，首屆來賓麒麟文藝獎。現任某市宣傳部副部長。

4. 來賓市人民政府的來賓簡介

全市總人口252.74萬，其中少數民族人口197.14萬，占總人口的78%。建市以來，來賓市人民政府（以下簡稱來賓市政府）以各民族的團結穩定、進步發展為己任，全市經濟又好又快發展，各項事業全面進步，民族團結互助，社會和諧穩定。全市生產總值由2002年建市時的114.71億元增加到2008年的271.58億元，增加156.87億元，年均增長13.2%。2008年人均生產總值11903元，比建市時的4787元增加7116元。財政收入由建市時的10.23億元增加到2008年的30.29億元，增加20.06億元，年均增長19.8%。人均財政收入1327元，比建市時的427元增加900元。被評為2006年全國人口和計劃生育系統先進集體、2006—2007年全國無償獻血先進市、2007年全國「兩基」教育攻堅先進地區、2004—2008年中國—東盟博覽會及中國—東盟商務與投資峰會籌辦工作先進集體，2007年民族體育舞蹈《金秀坳瑤黃泥鼓》獲全國第八屆少數民族傳統體育運動會金牌，2008年舞蹈《啦哩噦哩咧》獲首屆中國農民文藝會演金穗獎，榮立2008年廣西抗擊雨雪低溫災害集體二等功，2008年獲得「廣西壯族自治區第六次民族團結進步先進集體」稱號，等等。
來賓市為廣西壯族自治區管轄的地級市，是2002年12月28日撤銷原柳州地區後設立的地級市。來賓市位居廣西中部，故有「桂中」之稱，又因資源物產豐富，有「廣西煤都」、「中國糖都」、「世界瑤都」等美稱。來賓市北與柳州市、桂林市、河池市交界，東與梧州市、桂林市、貴港市相鄰，西與河池市、南寧市相交，南與貴港市、南寧市毗鄰。深居廣西腹部，經濟、交通地位十分重要，地緣優勢十分明顯。下轄四縣一市一區，全市總面積1.34萬平方公里，戶籍人口254.98萬，其中壯、瑤等少數民族人口佔75%，目前來賓市中心城區建成區面積從18平方公里擴大到了近40平方公里。漫步來賓城區，高樓密布，街道寬闊，綠樹成排，煥發勃勃生機。城市的建設也帶動了經濟的發展。與建市之初相比，如今，來賓市地區生產總值增長了將近5倍，財政收入增長了4倍多，人民生活水平有了顯著提高。建市至今，來賓市城鎮化率以年均1.38%的速度增長。至2011年底，城區人口達到29萬人，城鎮化率增至34.2%。新興的來賓市從無到有，從小到大，正在變得越來越新，越來越美，越來越引人矚目。 加強領導、狠抓落實，以強大合力共同抓好民族工作
建市以來，來賓市政府領導班子高度重視民族工作，成立民族工作領導小組，定期召開會議部署全市民族工作，出台了《關於進一步加強民族工作的意見》，深入貫徹落實自治區民族工作政策和《民族區域自治法》，加強工作督查，認真解決民族工作中的問題和困難，健全完善民族工作機構，在市財政設立民族工作「三項經費」，確保民族工作有效開展。積極開展民族團結評比表彰活動，營造抓好民族團結工作的良好氛圍。積極帶領各縣（市、區）政府及市政府各部門共同抓好民族工作，形成強大合力，為來賓市民族團結進步作出貢獻。 加強宣傳教育，進一步增強廣大幹部群眾的法制觀念和民族團結意識
來賓市充分利用報刊、廣播、電視等媒體，面向社會進行廣泛、深入、持久的黨的民族政策和《民族區域自治法》等法律法規的學習宣傳教育工作，並明確把《民族區域自治法》列為民族地區中小學校的教學內容，讓青少年學生從小學習和認識黨和國家的民族政策。全市各級黨政機關的廣大幹部職工主動、自覺學習《民族區域自治法》，做學法、知法、懂法、執法的模範。民族地區還組織舉辦了科級以上領導幹部《民族區域自治法》學習培訓班。2005年以來，每年都組織開展《民族區域自治法》和民族政策的學習宣傳活動，舉辦了40多場（次）座談會、50多場專場文藝晚會（或山歌演唱會）、50場巡迴演出活動，分發宣傳資料33萬多份，還以宣傳牆報、宣傳橫幅、張貼標語等方式，全方位地宣傳民族區域自治制度，謳歌黨的民族區域自治政策，展現民族自治政策在來賓市經濟、社會發展過程中的巨大作用。

5. 晚會」宣傳」的策劃方案

晚會具體計劃如下：
1、主題：狂歡元旦，喜迎新年。
2、目的：促進學院內部團結，增進大家友誼，歡度元旦佳節。
3、特點：節目新穎，體現當代大學生實際生活以及需求。
4、時間：待定。
5、地點：
6、對象：學院全體師生。
7、主辦單位：。
8、承辦單位：
9、晚會籌備工作管理方式：階段式管理和項目式管理相結合。
第一部分具體組織安排
1、 拉贊助
2、 由學生會外聯部組織具體操作。越快越好，最遲要在12月中旬前完成，以方便後期的舞台設計、海報製作及宣傳等工作的進行。
2、選擇主持人
先由學生會內部成員或老師自我推薦後，再由晚會籌備組全體成員共同決定，擇優選拔氣質優秀，表達能力、組織能力、應變能力和責任心都強的學生或老師。主持人數量應控制在7個以下4人以上(最後如果出現人員出現問題可以及時替換)，組成風格和組成方式不限。主持人用語必須在晚會前一周經過晚會策劃組的審查。
3、安全秩序
由學生會安保部負責保證晚會的安全和治安工作，維護晚會現場的秩序。
4、會場布置
由社團部、編輯部和策劃部等部門負責。會場布置人員須參加當晚的舞台搭設、觀眾席布置、購買礦泉水、發放小禮品等一切有關晚會的服務性工作。
5、節目編排
由各社團、各部門負責人負責本社團、本部門的節目編排，並要保證節目的高質量。節目要在12月中旬上報到晚會節目組。綵排時，各社團、部門節目自帶與節目相關的磁帶或cd等。
6、通知領導
由晚會總負責人(待定)負責聯系學院領導准時參加晚會。參會主要領導須准備好晚會開場時的演說稿或結束稿。
7、dv拍攝
主要控制當晚dv拍攝的內容、方式，確保晚會現場的整個過程不漏拍，拍攝角度多樣，以保證後期vcd製作出來的質量和上傳院網站的方便(不用加工處理)。
8、晚會現場攝影
負責晚會前後整個過程的攝影記錄，用相機從不同角度和時間拍照，反映晚會的各方面工作。
9、電腦操作
安排好當晚電腦的安置、調試與控制，保證晚會有關電腦的運用順暢有效。
10、彩燈控制
安排好位置、調試與控制，保證可讓與其有關的節目的效果。
11、協調工作
負責晚會的人員調動，人員調動要合理，保證晚會每一項工作都要有人管、都有負責人、都要按要求完成。
第二部分活動安排工作
一、活動宣傳：
1 前期宣傳工作
(1)宣傳板
製作：元旦晚會宣傳板。
要求：形式不限，構思新穎，以元旦晚會為主題。
(2)海報
製作：2013年元旦晚會海報。
要求：噴繪海報或手繪海報
(3)宣傳單
製作：元旦晚會傳單
要求：形式不限，構思新穎，以元旦晚會為主題。
(4)廣播宣傳
要求：利用學院廣播台做宣傳不得影響正常播音。
(5)：現場宣傳
要求：不得影響學生的正常學習與生活，不得影響學院正常秩序。
(6)：發布信息在學院網站
要求：不得影響瀏覽網站的其他信息
2、宣傳對象：安徽電氣工程職業技術學院學全體學生
3、後期宣傳工作(活動結束後)：
以文字、網頁的形式對本次活動進行回顧報道。
二、前期活動工作(時間：待定)
1.通知各社團遞交節目名單
2.所報節目參加人員
3.晚會節目主持人
4.參加晚會人員名單
5.對現場內外進行布置
6.安排演職人員以及後期參賽所有節目排練工作
7.晚會節目准備：成立晚會籌備小組，確定晚會節目。
三、中期活動工作(時間：待定)
1.校內樹立以此次活動為主題的宣傳版，張貼宣傳海報
2.進行網上宣傳
3.推進各社團的節目進程
4.對所有參賽的節目進行前期篩選(是為了保證晚會節目質量)
5.對所有參賽節目進行綵排並進行選優方案
6.確定所有參賽節目
7、晚會期間：(時間：待定)
(1)現場領導的接待工作、觀眾進出會場秩序
(2)晚會開始前後的現場秩序的維持工作及各項後勤保障工作
(3)晚會後的收尾工作
四、後期活動工作：
1、為演員分發小禮品2、費用處理
3、書面總結
4、vcd製作
5、網路宣傳
6、上傳晚會錄象、照片等置安徽電氣工程職業技術學院學院網站，便於未參加晚會同學觀看
第三部分工作人員和項目組
一、工作人員
顧問：待定
統籌組：二、項目組：
1、第一項目組：節目組
組長：待定 組員：待定
任務：
(1)完成節目收集、篩選及後期的排練、綵排工作;
(2)主持人的選擇、形象設計及台詞審核;
(3)負責節目的編排及晚會全流程的銜接;
(4)准備好晚會所需的一切服裝道具;
(5)根據節目要求提出舞台條件，並交與舞台組。
2、第二項目組：宣傳組
組長：待定組員：學生會宣傳部團委網路文秘組
任務：
(1)利用海報(包括手繪和噴繪海報)、橫幅、網路、廣播、傳單等方式開展宣傳;
(2)現場攝影及cd攝像;晚會結束後的vcd製作及上傳等。
3、第三項目組：外聯組
組長：待定組員：學生會外聯部團委外聯組成員
任務：
(1)負責聯系商家以
及完成承諾給予贊助商的服務工作;
(2)聯系晚會前熱場商家、校內商家及食堂等;
(3)負責晚會費用的處理
4、第四項目組：禮儀組
組長：待定組員：待定
任務：
(1)確定晚會邀請的嘉賓並且及時送出請柬;
(2)組建一禮儀組培訓後確定禮儀人員名單(人數待定)，主要負責接待參加晚會的院領導及商家(贊助商)出席代表;
(3)晚會當日准備好會場服務物品，如水杯、茶葉等，並接待好領導及商家(贊助商);(註：所需物品提前向後勤組聯系，另其有足夠時間准備)
(4)聯系記者 攝影人員;(此項任務待定0
5、第五項目組：舞台組
組長：待定組員：待定
任務：
(1)監督並確保舞台的建設及時及質量;
(2)晚會期間舞台燈光設備、音箱設備的安裝,化妝室、換衣間的選制。
6、第六項目組：後勤組
組長：待定組員：待定
任務：
(1)舞台組搭建舞台需要的材料;
(2)晚會所必須的設備調試，如音箱、彩燈等
(3)物品購買及工作證製作：包括晚會小禮品、獎品等;
(4)禮儀組所需的且是必須的一切物品，不能辦到的提前通知禮儀組，便於其改變接待嘉賓等方式;
7、第六項目組：機動組
組長：待定組員：待定
任務：
(1)晚會期間，負責會場紀律維持、督促後勤組的會場後勤保障以及處理緊急情況;
(2)協助比較忙的項目組的工作。
第四部分各階段任務及工作分配
一、晚會前三個階段：
1、晚會策劃及准備期(時間：待定)：
本階段主要完成宣傳、節目收集、主持人確定及確定贊助商;
節目收集：由節目組負責。用各個部門提供的節目，確定主持人;
贊助商確定：由外聯部負責聯系商家，並配合商家作好宣傳工作;
前期宣傳：由宣傳組負責。海報設計及張貼、橫幅等。
2、晚會協調及進展期(時間：待定)：
本階段主要完成節目篩選及排練、中期宣傳、禮儀人員確定、舞台燈光音響確定、物品購買。
節目篩選及排練：由節目組負責，策劃組監督，地點待定。到各部門、社團選取優秀節目，並進行排練;
中期宣傳：由宣傳組負責。該階段展開網路宣傳(網站、論壇及校網郵箱)、廣播宣傳;
舞台確定：由舞台組負責。請盡量結合節目組舞台要求搭建舞台;
物品購買：由後勤組負責。物品情況徵求各部門意見及資金情況，
禮儀人員確定：由禮儀組負責。要保證能接待好嘉賓。
3、晚會倒計時期(時間：待定)
本階段主要完成晚會全過程確定(包括節目單確定)、第一次綵排末期宣傳、領導邀請、場地確定、媒體報道確定、工作證製作、費用收集。
晚會全過程確定及綵排：由節目組負責。節目單確定交由各部門，加緊排練節目。並進行第一次綵排(時間、地點待定);末期宣傳：宣傳組負責;
領導邀請：由禮儀組負責;
場地確定：由舞台組負責;
媒體報道確定：由外聯組負責;(待定項目)
費用收集：由院學生會勞動部務組負責。務必收正規發票，若此期無法收齊務必於晚會開始前收齊。
二、晚會當日流程：詳見晚會當日工作流程(附錄一)
三、節目單：
節目數量、節目排序、節目名稱類型、節目長度、演員姓名及演員聯系方式等(見附錄二)
四、資金預算、來源及用途(見附錄三)
五、應急控制
1、電應急方案
若晚會前停電，晚會最多推遲半小時舉行，此間觀眾可以自由處理自己的時間;如果半小時後仍沒有正常供電，則由主持人宣布晚會改天舉辦。
在晚會前半部分之間停電超過10分鍾後由主持人宣布晚會改天重新舉行;在晚會後半部分之間停電超過10分鍾後由主持人宣布晚會閉幕。
在停電期間，由節目組負責演員的組織與服裝道具的看管工作;宣傳組負責攝影有關設備的看管;機動組負責(外聯組協助)與供電部門聯系;後勤組負責物品等的看管;禮儀組負責領導及來賓的服務工作;由機動組負責現場秩序的維持;由舞台組負責舞台、音箱設備、燈光設備等的看管。
在主持人宣布晚會改天舉辦或閉幕後，按「會後工作分工細則」
(附錄四)清理會場。
2、燈光應急方案
如果舞蹈要使用的彩燈無法正常使用時，是否考慮用其他代替或此節目退後演出，即待修好後。由舞台組負責修理，若在有限時間內無法修好，是否考慮該節目不用彩燈或取消該節目;
若是照明燈無法正常使用時，可以考慮主持人上台是暫時不開燈，此時舞台組負責及時購買照明燈泡。
3：節目應急方案
上一個節目演出時，其後的兩個節目在後台准備，若前一節目由於各種原因無法按時出演時，下一個節目即時跟進;
任一節目在演出過程中發生失誤或無法順利進行的情況時，由節目的領演人迅速組織演員重演此節目;若重演仍出現問題，則該節目立即退場，視具體情況決定其再次重演或取消該節目。
4、其它緊急情況發生時，由機動組負責處理。
第五部分附錄列表
附錄一：晚會會前、會中及會後工作細則一覽表：
次序工作內容時間控制負責人
(1)場地申請
(2)四位禮儀到崗
(3)發放節目單
(4)會場伺服器具
(5)引領觀眾進場入座
(6)搬運學生會器材
(7)借用所需工具工作
(8)舞台搭建及燈光安裝調試工作
(9)音箱設備調試工作
(10)准備好晚會所需伴奏帶
(11)化妝室換衣間搭建工作
(12)服裝道具准備工作
(13)搬運桌椅及電腦
(14)贊助商的服務工作
(15)贊助商接待交流工作
(16)換衣間服務人員到位
(17)維持秩序工作人員到位
(18)舞台道具服務人員到位
(19)照相及dv工作人員到位
(20)電線及器材看管人員到位
(21)預演節目准備工作
(22)進出口控制工作
(23)外場小活動秩序維持工作
(24)主持人、演員到位
註：1、各工作組在尚未開展自己的工作或完成自己的工作時，請自覺參加其他工作組的工作以加快整體工作進程;
1、晚會結束後，工作人員按照會前安排的相應工作進行收場工作。
註：1、晚會結束後立即開展清理會場工作，各負責人完成自己的工作即可離開會場;
2、如不能馬上歸還的物品，先運回院學生會辦公室或相關責任人宿舍，並在以後的一天內由原定負責人送達。

6. 開業禮儀一般包括哪些方面

開業的禮儀，一般是指在開幕式預備動作的過程中，應遵循的禮儀習俗。通常情況下，它包括兩個基本要素。首先，開幕式的准備工作。二，開幕式的行動。

首先，它是必要的輿論准備和宣傳工作。由於單位舉辦的開幕式，塑造了良好的形象，那麼他們將是必不可少的輿論宣傳，以吸引社會關注，爭取公眾承認自己或接受的主要目的。

第二位嘉賓邀請工作要做。影響大小的開幕式，事實上，往往取決於多少的身份，他們的客人數的水平。無論在什麼情況下，我們將努力邀請一些嘉賓出席了開幕式。地方領導人，上級主管部門和地方的職能管理部門的領導，合作與他們的同齡人，單位的領導，人的社會團體，社區領袖，媒體人員，負責邀請是一個優先考慮的重點。送達對方的手特邀嘉賓邀請作為一項預防措施，應精心編寫的，並應裝入精美的信封的手，讓對方早做安排。

第三，有必要准備的站點布局。主要是在開幕式現場場地舉行開幕式，可以是廣場的正門，正門大廳外。按照慣例，主機和客人們在開幕式上的地位，它一般不安排講台上或座位。顯示盛大的敬客，是VIP客人鋪設在紅地毯周圍的場地，橫幅，氣球，綵帶，燈籠和橫幅的立場。

第四，它是必要的接待服務。在現場舉行開幕典禮，必須有專人負責接待客人。此外，教育單位的所有員工在客人面前，每個人都必須擁有熱情好客的身份，響應，並主動幫助解決問題，更重要的是要分擔責任，做好自己的工作。貴賓接待處，由單位主要負責人親自。在接待其他客人，可以通過空姐單位負責此事。如果客人需要准備為客人提供良好的專用停車場，一間休息室，並安排飲食。學習生活禮儀，幫助您在未來能夠贏得在舉手投足間。

7. 如何迎接外賓及迎賓的准備和接待

如何迎接外賓及迎賓的准備和接待
隨著國際交往的密切，越來越多的外賓來訪我國，如何迎接好外賓是一項非常重要的工作。
迎賓是指在交往中，在有約在先的情況下，由主人一方出動專人，前往來訪者知曉的某一處所，恭候對方的到來，在一般情況下，迎賓儀式包括如下內容：
一是賓主雙方熱情見面。
二是向來賓獻花。獻花者通常應為女青年，或少先隊員。若來賓不止一人，可向每位來賓逐一獻花，也可以只向主賓或主賓夫婦獻花。向主賓夫婦獻花時，可先獻花給女主賓，也可以同時向男女主賓獻花。
三是賓主雙方其他人員見面。依照慣例，應當首先由主人陪同主賓來到東道主方面的主要迎賓人員面前，按其職位的高低，由高而低，一一將其介紹給主賓。隨後，再由主賓陪同主人行至主要來訪人員的隊列前，按其職位的高低，由高而低，一一將其介紹給主人。
四是主人陪同來賓與歡迎隊伍見面。
在迎賓工作之中，要進行必要的先期准備，以求有備而行，有備無患。
1掌握基本狀況：一定要充分掌握迎賓對象的基本狀況。來賓尤其是主賓的個人簡況。例如，姓名、性別、年齡、籍貫、民族、單位、職務、職稱、學歷、學位、專業、專長、偏好、著述、知名度，等等。必要時，還需要了解其婚姻、健康狀況，以及政治傾向與宗教信仰。在了解來賓的具體人數時，不僅要務求准確無誤，而且應著重了解對方由何人負責、來賓之中有幾對夫婦，等等。來賓此前有無正式來訪的記錄。如果來賓，尤其是主賓此前前來進行過訪問，則在接待規格上要注意前後協調一致。無特殊原因時，一般不宜隨意在迎賓時升格或降格。來賓如能報出自己一方的計劃，例如，來訪的目的、來訪的行程、來訪的要求等等。在力所能及的前提之下，應當在迎賓活動之中兼顧來賓一方的特殊要求，盡可能地對對方多加照顧。
2制定具體計劃：一定要詳盡制定迎接來賓的具體計劃，可有助於使接待工作避免疏漏，減少波折，更好地、按部就班地順利進行。根據常規，它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娛活動、游覽、會談、會見、禮品准備、經費開支以及接待、陪同人員等各項基本內容。
單就迎賓而言，接待方亦應有備在先，最為重要的有五項內容。即一是迎賓方式，二是迎賓人員，三是迎賓時間，四是迎賓地點，五是交通工具。
迎賓方式：要不要搞迎賓活動，如何安排迎賓活動。怎樣進行好迎賓活動。一定要精心選擇迎接來賓的迎賓人員，數量上要加以限制，身份上要大致相仿，職責上要劃分明確。在迎賓工作中，現場操作進行得是否得當，乃是關鍵的一環。
時間問題：
1要預先由雙方約定清楚。
2要在來賓啟程前後再次予以確認。
3要提前到達迎賓地點。
地點問題：
1交通工具停靠站。例如，機場、碼頭、火車站、長途汽車站，等等。
2來賓臨時下榻之處。例如，賓館、飯店、旅館、招待所，等等。
3東道主一方用以迎賓的常規場所。例如，廣場、大廳，等等。
4東道主的辦公地點門外。例如，政府大院門口、辦公大樓門口、辦公室門口、會客廳門口，等等。
前三類地點多用以迎接異地來訪的客人。其中的廣場，主要用以迎接貴賓。第四類地點也就是辦公地點門外，則大多用以迎接本地來訪的客人。
確認來賓的身份。通常有四種方法可行。
1、使用接站牌。使用接站牌時，牌子要正規、整潔，字跡要大而清晰。不要隨便用紙亂寫。盡量不要用白紙寫黑字，讓人感到晦氣。接站牌的具體內容，有四種主要寫法：一是「熱烈歡迎某某同志」，二是「熱烈歡迎某單位來賓的光臨」，三是「某單位熱烈歡迎來賓蒞臨指導」，四是「某單位來賓接待處」。
2、使用歡迎橫幅。
3、使用身份胸卡。
4、自我介紹。在方便、務實的前提下，上述四種確認來賓的方法，可以交叉使用。
施禮問題：在迎賓之時向來賓施禮、致意，最重要的是要做到下列四點。
1是與來賓熱情握手；
2是同來賓主動寒暄；
3是對來賓有問必答；
4是為來賓服務周到。接到來賓後，在步出迎近地點時，迎賓人員應主動為來賓拎拿行李。不過，對於來賓手中的外套、提包或是密碼箱，則沒有必要為之「代勞」。