⑴ 怎樣做好展會的策劃
成功展會來自好策劃——訪東莞市奧華國際展覽有限公司
作者：陳北方 陳建 轉貼自：奧華公司 點擊數：459
目前，中國會展經濟呈現出快速增長態勢，展覽業的競爭也日趨激烈，打造品牌展會已成為展覽公司的經營目標。如何使展會辦得成功？日前記者采訪了東莞市奧華國際展覽有限公司負責人。該負責人指出，成功的展會首先來自好的策劃，好的策劃就是整個項目的綱，抓住了這個綱，展會才會辦出規模和影響。
策劃是一項系統工程
該負責人指出，展覽會策劃的內容很廣，包括前期市場調研、市場分析、目標客戶選擇、展會立項報批、宣傳廣告、展會推廣以及相關活動策劃等，是一項綜合的系統工程。展會策劃是衡量展會成功與否的重要標准，策劃的好壞直接關繫到展會的規模和影響。
他認為，一個成功展會應看三量：數量、質量、成交量。數量是指參展商以及參觀商的數量。目前，在展覽會的運作中存在一個很大的不足，那就是對參觀商組織工作的偏輕。展覽的目的是搭建一個交易平台，讓買家賣家得以面對面的交流、洽談，故吸引參展商參展和吸引買家前來洽談都很重要，兩者缺一不可，否則展覽無法成功。質量是指參展商及參觀商的質量。參展商應能包括行業內大多數重點企業。而參觀觀眾的專業性要強。有些很專業性的展會對入場觀眾沒有限制，小孩也能隨便入場，這勢必影響展覽的專業性。成交量是指參展商和觀眾的實際成交金額。一個成功的展會應能給參展商帶來最大的收益，成交量大的展會明顯也就說明參展商通過幾天的展覽得到了實際上的收益。因此參觀、參展商的組織工作是影響展會展覽效果
⑵ 展覽會活動策劃方案
你好，展會營銷活動的方式方法很多，關鍵是要把握住短視頻的風口和機遇，順勢而為能大幅提升效果，做好短視頻營銷的引流方式也很多，這需要結合企業自身推廣目的和情況制定相應的計劃和執行措施。
相比傳統的派發傳單，線下活動，體驗活動等等方式，短視頻營銷效率和效果會更好。
通過短視頻營銷方法和模式很多，針對不同的平台策略也不同，做好短視頻營銷優勢也很多，大多企業和實體店都會有做短視頻營銷需求。如果要做好短視頻營銷，企業需要根據自身的需求，制定出合適的視頻營銷方案和策略。
做好短視頻營銷可以給企業品牌，以及企業產品帶來快速曝光和精準客流，幫助企業快速的提升客源和銷售業績。短視頻營銷主要方式就是通過以視頻方式進行推廣宣傳，是目前非常有效的營銷推廣引流模式。做好視頻營銷，首先你必須確定視頻營銷方案，然後再開始進行執行落地。
通過小店幫視頻營銷系統，可以快速發布製作視頻營銷互動裂變活動，吸引顧客參與活動同時，讓顧客主動的幫你轉發視頻宣傳，全程只需三秒鍾，通過顧客分享視頻可以快速推送給身邊好友和附近的人群，能給企業帶來大量精準客流，幫助企業快速實現曝光宣傳，同城月曝光10W+是沒有問題的。
⑶ 請問誰有展會的策劃方案供參考多謝！
第一階段：確定參加展會的目標:
1、 了解展會參觀者的大致情況。
2、 企業自身能投入多少資源。
3、 目標可量化，（用合理的評估機制來監控展會的績效）。
——通常企業參加展會的目標：
1. 接觸新客戶
2. 提升企業形象
3. 與顧客互動
4. 促銷現有產品
5. 新品發布
6. 獲取競爭對手的情報
7. 趕超競爭對手
8. 提升士氣
9. 與分銷商互動
10. 常規性的市場研究
11. 獲取銷售訂單
12. 接觸新的分銷商
第二階段：確定參加哪個展會
1、 可供選擇的展會的數量。[某些行業每年僅有一兩次比較合適的展會]
2、 展會的參觀者概況。大多數展會的主辦方都會根據上一年的情況提供有關這方面的信息[但主辦方不會給你提供消極的數據]
3、 展會成本
4、 理想場所的理想位置的可獲得性
5、 展會同公司的運營周期以及其他溝通項目相關的時間選擇問題
6、 參展企業的大致概況[調查自己的競爭對手]
7、 展會的聲望水平
第三階段：展會展台工作人員配置策劃:
[大多數經理人傾向於把銷售人員作為展台的主要工作人員配置，但這種做法的缺點在於他會影響銷售人員的正常工作。而且，研究表明，大多數的參觀者實際上並不是來展覽會買東西的，他們來展會的目的更可能只是搜集購買決策所需的信息，因此，把技術人員或客服人員作為展台的主要人員配置，只留差不多一名銷售人員負責應對買家及收集線索，這樣做效果可能會更好（除非展會本身就是銷售性質的）]
第四階段：展會支持性促銷活動策劃:
[包括給預期參觀者的DM廣告、展會前的廣告攻勢、行業雜志或消費者雜志上的新聞稿以及由銷售人員負責的會前（邀請現有客戶來參觀展台）和會後的特殊活動等等。]
第五階段：展台設計及展台內容策劃:
1、 大多數參觀者來展會的目的通常是為了搜集信息，因此展台需要布置得非常醒目，能夠吸引人們的注意力，還要能傳達企業的某些具體信息。
2、 展會是發布新產品的好機會，企業的最新產品應當在展台上有所體現。
3、 在展會上劃出一塊遠離公眾視線的安靜區域是很有用的，這樣可以方便潛在顧客同銷售人員私下討論他們的要求
4、 參展企業還應當提供點心、飲用水之類的，而上一點中提到的安靜區域還可用做展台工作人員的休息場所。
5、 一些企業會在展會期間雇一些臨時員工：
——好處：減輕公司正式員工的工作壓力，同時也避免了展會經常帶來的打亂正式員工工作秩序的問題。
——問題：展台工作人員對企業以及企業的成功沒有長期的責任和義務。
——解決方法：讓這些臨時員工只負責在展會四周派發傳單，引導參觀者來到公司展台。
第六階段：安排展會的後續行動:
1、 遺憾的是很多參展企業並沒有這么做，其結果是銷售力量無法跟上產生的潛在需求，主要後果是本可能成為自己顧客的買家同競爭對手取得了聯系[你的競爭對手很可能也參加了同一展會]，這就意味著遲滯的後續行動把自己的業務拱手讓給了競爭對手。
2、 這樣的後續行動可能需要一個月時間，包括銷售人員去拜訪潛在的顧客。
最後一階段：安排展會後勤工作：
[確保展會所需的裝備、陳設、促銷材料以及人員都能夠完好地在正確的時間到達展會現場，保證展會的成功]
展會結束後還需要進行的工作：
1、 非銷售性展會的後續銷售活動（如果有的話）
2、 展會績效評估
— 正式的調研
— 展會上產生的銷售要約的數量
— 展台參觀者的人數
— 其他有助於評估展會績效的方法
⑷ 企業展廳的設計流程
企業展廳的設計流程一般是先根據場地，規劃圖來以及展廳空間來開始設專計，大體流程也就是屬雙方洽談、傾聽客戶要求、測量尺寸空間後完成設計。
一個優秀的企業展廳離不開獨特新穎的設計，空間設計方面，形成參觀過程的「體驗式設計」，以觀者為中心，具備開放性視角，具有更多自由式體驗。空間從起始點到過渡階段，承上啟下，進入整個空間設計的節點部分，觀眾在參觀的時候對每個空間所呈現的東西都抱有濃厚的興趣，有很高的期望值，這種承上啟下的順序不僅能把參觀氣氛推向高點，也讓參觀者懷著期待和滿足的心情結束參觀行程，並對所參觀事物和過程回味。
推薦的設計單位是水木清華。二十年來， 水木清華匯聚各領域的專業團隊、行業精英， 服務客戶遍及全國各地政府、大型企事業單位， 已成功創意設計及實施了近500個各類展館， 業務涵蓋博物館、規劃館、科普館、文史館、宣教館、企業館等。擁有多項發明、新型實用專利及軟體著作權證書， 多次榮獲建設行政主管部門頒發的國家級、省級、市級優質工程獎。更多問題請咨詢水木清華客服！
⑸ 展會策劃案具體怎麼寫
第一部分 會展預備階段的文案
第一節 會展預備階段的文案簡介
一、 會展預備階段的文案的概念：
會展預備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預先准備階段涉及到的所有文本文案。
二、 會展預備階段的文案種類：
一般來說，會展預備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費用預算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。
第二節 會展預備階段的文案寫作
一、《展會立項策劃書》的寫作
（一）《展會立項策劃書》的概念：
所謂展會立項策劃，就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容， 主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃．現場管理計劃、相關活動計劃等。
《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法，它是對以上各項內容的歸納和總結。
（二） 展會立項策劃書的內容結構：
一般地，《展會立項策劃書》主要包括以下內容：
1、 辦展市場環境分析：包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析，對國家有關法律、政策的分析，對相關展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。
2、 提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。
3、 展會價格及初步預算方案。
4、 展會工作人員分工計劃。
5、 展會招展計劃
6、 展會招商計劃。
7、 展會宣傳推廣計劃。
8、 展會籌備進度計劃。
9、 展會服務商安排計劃。
10、 展會開幕和現場管理計劃。
11、 展會期間舉辦的相關活動計劃。
12、 展會結算計劃。
（三） 展會立項策劃書的寫作要求：
1． 展會名稱
展覽會的名稱一般包括三個方面的內容：基本部分、限定部分和行業標識。如「第93屆中國出口商品交易會」，如果按上述三個內容對號入座，則基本部分是「交易會」，限定部分是「中國」和「第93屆」，行業標識是「出口商品」。
下面分別對這三個內容作一些說明：
⑹ 展覽展會活動策劃方案注意哪幾點事項
展覽展會活動策劃方案注意事項:
1、主題應容易通過品牌或商標加以標識
狀 在展會活動策劃市場競爭激烈的情況下，總會出現些主題雷同、題材相近甚
至是相互抄襲的展會，尤其是在我國知識產權保護制度還不甚健全的情況下，這種情況更應引起關注。作為組展方，在題材選擇上應能高瞻遠矚,樹立品牌意識，培育品牌展，並及時進行商標等的注冊與保護。
2、人們對主題的感受應是物有所值，符合發展趨勢
展會享有行業晴雨表之稱，所以需要實時跟蹤展會所屬行業的最新動態，適時通過新立、分列、拓展和合並等方式調整展會題材，使展會始終保持強大的生命力。比如,2001 年9月在鄭州舉辦的汽車博覽會以「綠、風、飄」為主題，突出了環保、時尚、新穎的車展特色,收到了很好的效果。又如，紐倫堡玩具博覽會主辦方在2004年的展會中曾把「戶外產品是否單獨設置專區」放在觀眾調查的徵求意見欄中,結果顯示,53%的專業觀眾和購買者對戶外這個專區特別感興趣。因此，主辦方快速做出反應,在2005年的博覽會中，把戶外休閑類產品列為獨立的產品展區,取得了很好的效果。
3、建立起「壁壘」，保證質量和標准
任何一個組展方都不可能在所有行業的展會中具有優勢，所以選定某幾個目標行業，將該行業及相關行業展會做深做精，建立「壁壘」，是確保自身在這幾個行業展會中的領先地位的必要手段。
4、精心策劃展會主題,建立「展會群」
現代展會主題細分化、專業化的趨勢越來越明顯，一個成功的會展項目要圍繞自己的優勢進行拓展,挖掘相關展會題材中的共同點,給予這些展會以相同或相似的市場定位，從而採用相同和相似的營銷策略,服務於彼此有密切聯系的目標市場，從而逐漸形成「產業群」。展會群不僅有利於不斷增強展會品牌的整體含金量,而且有利於降低推廣成本。
將展會打造成為展會所屬行業信息交流產品展示、貿易合作的綜合，平台，打通產業鏈,是國際領先展會的一大顯著特點。 比如，在德國展會導原料甚上，一個投資者可以在該行業展會上配齊從生產設備技術指，在國內的展至相關的物流配送、企業員工培訓等所有環節的產品和服務，會上則很難實現這一點。杜塞爾多夫展覽公司建立的主題題為「移動休閑」的展會群,將均為年度舉辦的國際旅行車展、國際水上運動及船艇展、歐洲老爺車及概念車展、國際遠足及徒步旅行技術裝備展整合在一起，共同服務於有密切聯系的休閑旅遊目標市場。
相比之下，國內經常使用的「系列展會」的概念相對單一，往往只是將某個行業展會的不同展區分立出來單獨辦展，比如「建材系列展」有「石材展」「屋面材料展」、「照明展」、「家用五金展」等,缺乏更廣的視角看待展會之間的共同點。
⑺ 如何做好會展策劃，會展策劃的6個核心要素
1.展覽策劃的目標展覽策劃的核心要素之一是展覽策劃的目標,也就是策劃的對象,要搞好展覽策劃,必須確定策劃的目標。策劃目標可以是單一目標,也可以是復合目標。
單一目標是指展覽策劃中的具體策略問題,如展覽主題、展覽名稱、招展招商、定價標准等的策劃;復合目標是指策劃的方案涉及兩個或兩個以上的活動目標,如市場佔有率、銷售利潤率,或同時對價格、渠道、促銷等各頂活動的預定目標進行策劃。
2.策劃主體展覽策劃主體是指進行創意、規劃,提出策劃方案的展覽組織機構,是具有高智慧的腦力操作者,在展覽活動中起著「智囊」的作用。策劃主體可以是個人,也可以是某一機構、組織。由於策劃是一種高智力密集型的創造性活動,因而對策劃主體有著特殊的知識、文化、能力素質的要求,展覽組織機構的素質直接影響著展覽活動的質量水平。
3.策劃對象策劃對象既可以是某項整體展覽活動,也可以是展覽諸要素中某一要素,例如展覽宣傳項目、展覽設計頂目等。
4.策劃依據策劃依據既包括展覽組織機構的知識結構、信息儲存及關於策劃對象的專業信息,也包括展覽頂目立項的主客觀條件等。展覽策劃作為一種謀劃、規劃的過程,是一種分析、比較、研究的過程,也是不斷思維、不斷處理信,息的過程。展覽策劃要順利進行,展覽組織機構必須獲取大量的一手材料,掌握相關的信息。
展覽策劃主體應該根據策劃目標的要求,收集、整理與策劃目標有關的各種信息、,包括展覽內部可控的信息和不可控的環境信息、消費需求信息和競爭對手信息等。
5.策劃方案展覽策劃方案是展覽組織機構為實現項目策劃目標,針對策劃對象而設計創意的一整套策略、方法和步驟。
6.策劃效果評估策劃效果評估是對實施策劃方案可能產生的效果進行預先的判斷和評估。在展覽策劃中,效果評估可以說是一項展覽活動的終點工作,也是起點工作,它為以後的展覽項目策劃提供決策依據,也為展覽的品牌成長提供可參考的依據。
⑻ 企業展廳策劃方案
一、擁有一個好的設計方案
要想設計企業展廳，就得具備足夠好的創意，就得設計出好的企業展廳設計方案。在這種情況下，我們可以把視角放得更為寬闊一些，可以參照一些園林景觀的設計方法，如抑景、透景的手法，運用先抑後揚的手法來帶給客戶驚喜。
二、從展廳內硬體設備入手
價格高、最能吸引觀眾的硬體設備，不一定是適合企業的，企業最應該選擇的硬體設備是要符合展示內容的。比如企業的宣傳片，就十分適合沉浸式的空間，更容易將客戶代入到氛圍中去。
三、展廳的施工裝修
在施工裝修的過程中是會用到許多的裝修、裝飾材料以及專業的施工工藝，此外更重要的是，還要考慮到環保與安全的問題。安全問題不只是要保障好企業的財產安全，還需要考慮到客戶的人身安全，而環保問題，在施工過程中一定要符合環保要求，這是一家企業價值觀與社會責任的良好體現。
⑼ 展會策劃的基本流程步驟有哪些
一：對企業進行有針對性的市場調研。
二：制定詳細完整的會展策劃方案。
三：實施前的培訓。
四：印刷材料的設計製作。
五：展台的布置及展示。
六：相關的會展服務。
七：做好對活動的評估。
會展籌劃細節
1、 邀請
2、信息發布
3、回執
4、簽到與入住安排
5、餐飲安排
6、秘書服務
7、茶歇
8、翻譯
9、車輛調度
基本流程
一 成立策劃工作小組
人員事務
策劃主管 負責協調、溝通整個小組各策劃人員的工作，並全權負責策劃方案的制定和修訂
策劃人員 負責編擬會展項目計劃
文案撰寫人員 負責撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等
美術設計人員 負責各類各種類型視覺形象設計，如廣告設計、展示空間設計，此負責人要求能熟練運用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等軟體 市場調查人員 負責進行市場調查並編寫市場調查報告 媒體聯絡人員 進行媒體宣傳推廣
二 進行市場調查與分析
會展市場調查與分析是會展策劃的基礎。其針對的內容也十分廣泛，主要包括五個方面：
產業環境；
2.目標市場；
3.政策法規；
4.同類會展；
5.自身資源。
三 制定會展項目的行動方案
制定一個統籌兼顧的方案是會展項目順利開展的重要前提，選擇合適的時間，合適的地點，並做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內容。
會展策劃方案具體化，應形成一個可供操作的具體措施。其間得需明確以下內容：會展項目的目標、實現會展項目目標的環境、會展項目營銷戰略要素、會展相關活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件。
設計行動日程表也是必不可缺少的一環。會展項目的行動日程必須精心設計，策劃方案的製作、方案的實施不得延誤，每個步驟的開始和結束都應有時間的規定和限制，以保證方案的實施能夠順利進行，否則就會嚴重影響會展的成功舉辦。
四 制定預算方案
制定一份會展項目預算方案一般包括的內容有以下幾個方面：
1.場地費用；
2.行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等；
3.宣傳推廣費用；
4.招展、招商費用
5.相關活動經費；
6.其他。
會展項目收入來源：
1.會務費或展位費收入；
2.門票收入；
3.企業贊助收入；
4.其他。
五 撰寫項目策劃方案
抓安歇會展項目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內容包括現狀或背景介紹、分析、目標、戰略、戰術或行動方案、效益預測、控制和應急措施，各部分內容可因具體要求不同而詳細程度不一。其可涵蓋內容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次戰前、戰中以及展後的所有策劃文案。
六 評估與修正
評估與修正的內容主要包括項目評估、階段考評、最終考評和反饋改進等內容。
⑽ 有誰能提供個會展策劃的方案！！
設計流程
. 對企業進行有針對性的市場調研
收集有關本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料分類編排，結集歸檔。
2. 制定詳細完整的會展策劃方案
確定會展的目標市場、會展的規模、展品的選擇，評估觀眾數量的多少和展覽面積的大小以及參展的費用預算。
3. 實施前的培訓
讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作方法、步驟和技巧。
4. 印刷材料的設計製作
利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳，擴大企業的影響力，吸引更多的目標客戶。
5. 展台的布置及展示
設備的調試安裝，展台的人員配備。
6. 相關的會展服務
根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據參會人員的喜好，為其設計不同的休閑方式，設計專門的旅遊線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設施。
7. 做好對活動的評估
開好總結會，做好善後公關工作。
會展服務項目
視聽設備租賃，展示道具製作，展廳專賣裝潢，舞台設計燈光表演，花草租賃，美工製作，拆裝運輸，大型倉儲，大型活動安排，禮儀，司儀，各地巡演，舞台製作、租賃。
編輯本段會展籌劃細節
(一) 邀請
不管什麼樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象（客戶）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
1. 信息發布——從媒體上分有印刷品（包括邀請信函、組織文件、會議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發布包括主題、時間、地點（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標准等等，有些還附送會議（展）企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
2. 回執——對於主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到後，通常需要統計（回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地的時間、迎送要求等等）和確認回執有效（通常以會務費用是否交納為標志），接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。
3. 回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，需要發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
(二) 簽到與入住安排
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那麼簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及准備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館准確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封（內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標准、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標准等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。
(三) 餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶除外），會議通常統一安排餐飲。
餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制（很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求），可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。
(四) 秘書服務
所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。
如果通過代理公司操作，那麼告訴代理公司作好隨時服務的准備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。
(五) 茶歇
茶歇對於一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限於中國茶，點心也不限於是中國點心。通常茶歇的准備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。
(六) 翻譯
可能有的人認為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要「采購」就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔負思想傳遞的具有思維方式的人（有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑）。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認真對待。很多所謂翻譯不是通才（換言之，除翻譯者本身已經掌握的知識外，可能對其他領域的連概念都沒有），而會議涉及的專業術語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。
再者，應當告訴翻譯發言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，並告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內容。當然為了商業秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應該的——通常以書面形式約定在多長時間內接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內僱用方有權要求翻譯保密，並有權要求翻譯賠償由於泄密而帶來的損失。
(七) 車輛調度
重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那麼車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委託當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對於主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對准確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標准，並告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望採取的彌補措施及願意為此承擔的代價。
(八) 健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對於特殊會議如有高齡知名學者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那麼健康保障就應該納入會議企劃內。主要內容包括舉辦地醫療信息的收集、特色專科分布、急救車輛呼叫及費用支付辦法、常用葯品少量采購、無障礙通道及洗浴衛生設備的改造等等。
(九) 保險知識
組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負責展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展台內發生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險。
保險涉及投保險種、投保金額、投保期限等問題。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展台人員、參觀者等。展覽涉及的險種比一般人想像的多，包括展覽會取消險、展覽會推遲險、政治險、僱工責任險、運輸險、戰爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾責任險、人身事故險、個人財產丟失險、醫療保險等，名目繁多，比較冷僻的險種有展覽會附屬研討會主要發言人未出場險。但是，展出者沒有必要投保所有險種，根據規定和需要選擇險種投保。基本險包括展品、運輸、人身、第三者有關險種。展覽會組織者、運輸公司、施工管理部門等會規定了一些強制性的保險要求，這些規定應予以執行。
此外，展出者可以根據自己的實際需要辦理其他險種。對於展出者，主要投保險以及辦理投保需要注意事項如下：展品和道具險，保期要包括運輸和展覽會過程。投保險種有展品的盜竊險、道具的火險等。
(十) 禮儀與迎送
對於會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具准備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。
(十一) 展台人員訓練
為了保證良好的展出效率和效果，在配備展台人員之後，必須對他們進行培訓。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應當接受培訓。培訓的目的是使展台人員了解展出目的，掌握展台工作技巧，培養合作及集體精神。如果條件許可就安排比較正規的培訓，至少要在開幕前進行簡單的工作交代和技術指導。培訓工作可以在選定展台人員後即著手進行。比較正規的培訓形式包括籌備會或培訓班，時間可以是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學輔助工具，比如投影儀、講義等。
培訓方法要盡量正規，越正規，越顯示組織者的重視，培訓效果也就越好。若有主要負責人參加展覽，也應參加訓練，這對提高訓練效果有利。培訓內容要有系統，培訓材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業協會、展覽研究機構、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓，有專門的展台工作培訓教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓教材應該標明秘密程度，培訓內容和步驟可以分為三部分：
1. 情況介紹：包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展台人員熟悉展出背景、環境和條件。首先相互自我介紹，培訓者和接受培訓者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經驗。展出介紹，包括展覽會和展台情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展台情況包括展出意圖、展出目的、目標觀眾、展台位置、展台序號、展檯布局、展出工作的整體安排等。展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，並對展台人員提出相應的工作要求。展品介紹，要詳細介紹每一項展品，其性能、數據、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規模、銷售渠道、規章制度、特點習慣和銷售價格等。
2. 工作安排：向展台人員布置展台工作，並提出要求和標准，必須使展台上的每一個人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、公關工作、新聞工作以及後續工作等，進行分工，提出要求；管理安排，包括工作時間、輪班安排、每日展台會議、記錄管理等；行政安排，包括展台人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展台工作準備就是圍繞此開展，包括市場調研、准備貨源、准備產品資料、准備貿易條款等。
3. 技術訓練:主要訓練展台的接待和推銷技巧。展台工作與其他環境下的工作有所不同，即使是有經驗的推銷人員也應接受展台技巧培訓。可以使用模擬方式並應准備完善、系統的培訓資料。另外，如果可能，要培養展台人員認真的工作態度、協作精神和集體感。
(十二) 秩序維護
對於會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議（特別是企業或者）的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以採用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特製，印製有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安；展覽的控制比較復雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。
展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證（需配備讀碼機）、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現在國外開始引入電子名片管理。
資料快速收集利器——電子名片
傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束後總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料製作——可以說是為參展商和參觀者特製的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等，然後把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備後，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重復使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以准確的記錄入場人數。
(十三) 會展考察/旅遊
實際上，會展考察或者旅遊大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察（為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作）。
1. 真正的商務考察：此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同於主辦者的前導服務及後勤保障部門。
2. 會展旅遊：一般而言，會展旅遊基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時（大多數為24小時以內）。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當於旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅遊保險購買、落實異地返程票務等服務。
(十四) 展覽設計
如果說展覽是一台戲，展覽設計就是戲劇的主題思想。有的時候展商可以自己提出總體要求，而有的時候，展商可能沒有提煉，需要展商與中介公司溝通後共同制定。現在國內的展覽設計基本上還處於抄襲國外展覽設計的階段，可使用的材料及展商願意承受的成本也與國際相差甚遠，所以在設計上一般都要考慮成本，其次再考慮創意。設計的基本框架應根據展商的行業屬性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。展覽設計在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經驗總結：
1. 造型要考慮展位利用率的最大化；
2. 造型要考慮人流心理及流向；
3. 造型應當符合參觀對象的審美導向；
4. 造型要考慮施工難度及成本因素；
5. 造型還要考慮安全性。
在展覽設計上，材料的使用與選擇也是關鍵。有些展覽類別需要沉穩，而有點展覽需要活潑，有的需要展現科技，有的需要顯示環保，還有的需要表現藝術或者人文或者社會公益，總之，表現的主題對材質的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機構比展商有專業優勢。現代科技發展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外，更可以為展商提供成本節約方法。
(十五) 產品展位裝潢及展具使用
盡管中國產品一向以價廉物美著稱，但不可否認在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產品的設計和裝潢包裝上下工夫外，往往忽略了參展時展位的裝飾——這也會對產品形象產生影響。在一些著名展會里，國內企業的攤位很多仍停留在「三板一桌加兩凳」的水平，呆板且毫無新意。據統計，在大型展覽里，過半數的參觀買家在展場停留的時間不足8小時。而很多國外企業卻能有效地吸引這些買家，在短短的時間內令買家對自己的產品留下深刻印象。這除了由於產品質量過硬，設計新穎外，別出心裁的攤位設計和裝潢功不可沒。現在流行的展示用具主要有3大類：一次性使用展具、循環攜帶型展具及循環租用式展具。
一次性使用展具一般是由較有實力和較具創意的展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木製品，優點是可因地制宜，通過千變萬化甚至超越想像，隨心所欲的造型來充分體現企業和產品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價格較高，通常不可多次使用。
循環租用式展具通常由於材料昂貴，使用者並不必擁有器材的物權，可向專業展覽工程公司租用。優點是結構堅固，器材耐用，通過鋼制支架拼製造型，在三維視覺上豐富多變而且可隨時更改，即使在同一次展會里亦可每日變樣，不足之處是價格較高，不易攜帶。
最普遍使用的要數循環攜帶型展具。這種展具一般採用可折疊的支架輔以噴塗精美的宣傳圖片，既有流暢的整體線條而不必拘於傳統的三面圍板式結構，能較突出地體現公司形象和傳遞產品信息。這種展具優點是價格相宜，便於攜帶，標準的展具拆卸折疊後一人就可以進行搬運，十分適合長途運輸。外觀上，它還可以在結構允許范圍內改變開頭也可以通過更新宣傳圖片以配合新產品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化。總的來說，對國內一般廠家參展來說，較適合使用第3種攜帶型展示用具，只需不多的投入就可打破傳統的形象宣傳方式，而且可循使用。
A. 展台搭建有什麼要注意的？
成千上萬的觀眾涌進展覽會，看到的是各家廠商各具風格的展台，那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想像，就在展覽會開始之前，這里還是一片「有計劃、有組織的」的混亂，運輸車輛橫七豎八，卡車司機忙著對號入座，參展商等候著自己貨物的到來。展覽會貨運的重頭戲首先是按時地搭建和拆除展台，這一任務非行家裡手不能勝任。多種多樣的展覽會有各種不同的展品，天上飛的、直升機、地上跑的活動物均可入主展覽場地，那麼對展覽會貨運也就有相應不同的要求。參展商應根據貨物的內容和數量確定是使用自己的還是租用運輸裝卸器械，或者乾脆委託搬運公司。他們可以在展覽專業代理商那裡得到很多有用的建議，因為後者負責搭建過程和協調工作，比如在許多供貨商同時來到的時候安排先後順序，他們還出租人力和器械。對展覽會展台搭建來說一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里，由展覽代理商負責卸貨和中間儲存。由於參展商自己不必操心這一環節，可以節約一些相應的費用。另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。採用這種方式應注意，時間預算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果數量較小或是提前送貨，則最好集中運輸。在開始搭建之前，貨物應運抵展覽代理商處，由他們暫時儲存貨物，並按照規定的時間運到展台位置。需要注意的是，笨重的、佔地多的物品最好先行運入現場，一般在展館內可以安排一輛汽車起重機，以便吊卸這些展品，但是如果展台搭建過半，這樣的機器就難有用武之地了。
B. 小展位參展如何引人注目？
由於參展企業自身規模、資金能力等限制，有時參展只能購買小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那麼小展位如何吸引來觀眾的目光呢？
1. 使用燈光，盡可能使小展位「耀眼」起來。大部分展覽中心提供參展商天花板聚光燈，否則可租用攜帶型照明系統。根據產業調查，照明可將展覽品認識度提高30％—50％。
2. 強調設計，突出視覺效應。大企業通常是採用傳統方式展覽，並且依賴大規模場地，所以小企業應該以新穎的設計來凸顯自己的小展位。
3. 依展位大小選擇合適的展示用品及有代表性的產品，避免過度擁擠或稀鬆。
4. 善於利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應該給人「小而精」的感覺，把展位裝潢得有品位。
5. 使用少量且較大的圖片，創造出強烈的視覺效果——圖片一定要精美，構圖應該是舒適而不失搶眼，創意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時，限制文字的使用。而且要將圖片放在視線以上，圖片應在自壁板120cm以上的地方開始放置。
6. 在保證企業VI得到忠實的原則下，展位裝飾使用大膽搶眼的顏色。這樣從較遠距離即可凸顯出來，避免易融入背景的中性顏色。
7. 成立完整服務式展覽展位，熱情接待來到展位的參觀者，對他們有問必答。如果僅僅將手冊、傳單、贈品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動詢問，不但無法實現商家與觀眾的互動，也非參展的目的。
8. 在展覽設計上，材料的使用與選擇也是關鍵。有些展覽類別需要沉穩，而有點展覽需要活潑，有的需要展現科技，有的需要顯示環保，還有的需要表現藝術或者人文或者社會公益，總之，表現的主題對材質的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機構比展商有專業優勢。現代科技發展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外，更可以為展商提供成本節約方法。
(十六) 交際/酒會
交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼，所以氛圍十分重要。交際/酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有：樂隊（或者音響、音源）、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。重點：場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。
由於酒會的規模及目的不同，沒有完整的標准模式，只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
(十七) 新聞發布會
新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬於其它形式，比如，有的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以「答記者問」為主要特色。另外，新聞發布會由公關負責人執行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發布會。新聞發布會要素：
1. 目的
2. 信息發布的目標受眾
3. 擬邀請對象
4. 發布會規模
5. 新聞發布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：
Ø 活動策劃與主題確定
Ø 節目策劃與議程安排
Ø 資料准備
Ø 與會人員邀請、溝通與確定
Ø 時間、場地落實與場景布置
Ø 產品展示、演示與信息發布
Ø 現場氣氛控制