微整策劃方案

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③ 創業公司溝通交流以及團隊協作問題應該怎樣解決

不管是員工之間的相互溝通交流還是團隊協作，都是辦公效率問題，所以這個問題其實是在問有什麼辦公工具可以提高團隊溝通協作效率。

創業公司在團隊溝通協作中一般都需要解決這幾大問題：

保持內部信息高效溝通

簡單透明的工作流程

充分調動員工積極性

這里我推薦使用企業微信，不僅是用於內部溝通協作的辦公工具，還可以對外服務客戶，絕對是創業公司正在找的辦公工具。

我們先重點看下企業微信是如何進行高效內部溝通協作的。

一、和微信相似的UI設計，無使用門檻

當你下載企業微信後，似曾相識撲面而來，從外觀上來看，消息聊天界面和微信基本保持一致，即便是新手，也不需要額外的學習成本，操作簡便，功能板塊都羅列的非常清楚，分別是消息頁面、通訊錄、工作台、【我】個人信息，需要重點了解的是工作台，都是辦公需要用到的功能。

我們長期習慣在微信上聊天，企業微信的熟悉親切感，也讓內部溝通變得像熟人聊天一樣自在，零間隙，減少溝通的不適感。

二、內部溝通的核心，透明的消息閱讀狀態

這里的消息閱讀狀態指的是企業微信的已讀未讀，內部聊天發送消息，你能快速獲知對方有沒有閱讀你的消息，是團隊效率溝通的關鍵指示，可以判斷你的消息是否順利通知下去，除了查看已讀和未讀，在公司群內聊天， 你還能知道你的消息已讀人員和未讀人員分別是誰，可以迅速找提醒未讀人員查收消息，保證團隊項目及時溝通，不耽誤工作進程。

三、系統審批與匯報，清晰無障礙的溝通流程

創業公司最忌諱有鮮明的上下等級關系，為什麼這么說呢?傳統公司內部，每一個職級都是一道溝通門檻，限制了員工和上級之間的交流，必須層層通報提交申請才能完成整個工作流程的溝通，浪費了大量溝通時間，影響信息的傳遞。

在企業微信上，員工提交請假付款審批和匯報工作，可以直接使用企業微信裡面的模板，按照設置好的匯報對象，同時匯報給多人查看，後台都留有記錄。

並且在企業微信通訊錄裡面，員工可以主動和其他部門領導、甚至是老闆發起聊天對話，高效溝通，讓項目盡快落地開始運轉，更加扁平化管理。

四、團隊協作：微文檔同步更新項目進程

公司里的每個成員都不是獨立的個體，需要各司其職，共同協作完成工作，其中最常見的是文檔協作，企業微信的微文檔具備協作能力。

分配工作任務初期，你可以使用微文檔的活動策劃模板，確定每一個環節的負責人，將任務分配出去，或者邀請同事一起寫活動策劃方案。

任務分配之後，想知道員工的工作進展情況，你可以用工作清單模板，邀請員工填寫工作匯報反饋，了解工作進程。

另外微文檔還有工作日報、團隊周報、信息收集表、排班表等模板可以使用，和成員之間一起協作，更新工作進程，不用反復詢問成員項目開展得如何，遇到哪些阻礙，全都交給文檔來反映吧。

五、信息共享，也是一種溝通符號

很多人都拿企業微信的微盤來保存個人資料，除了保存資料，其實微盤可以作為企業內部的信息共享區。

微盤分為共享空間和個人文件，如果把共享空間作為信息資料庫，那麼所有員工都能在微盤內找到工作日常所需要的信息資料，還能貢獻分享他們專業的知識，提高公司整體員工的信息儲備量，畢竟有些知識是無法通過短期溝通交流來獲取的。

六、快捷回復，高效對外溝通

企業微信不僅用來辦公，還可以和公司客戶直接聯系，將所有客戶都沉澱在公司的企業微信賬號內，遇到活動時期，客戶溝通效率問題被放大化，員工回復速度跟不上，所以企業微信提供快捷回復功能，將客戶經常問的問題回復內容，都提前編輯在快捷回復素材庫內，減少員工重復性工作，提高溝通效率。

七、保存聊天記錄，提高員工積極性

員工工作積極性如何，我們從何判斷?在辦公室安裝攝像頭，觀察員工有無工作散漫，做與工作無關的事情，那麼線下遠程辦公呢?員工積極性你又該怎麼知曉?

答案是通過保存聊天記錄，員工同意保存後，企業可以從聊天記錄裡面知道員工是怎麼進行內部溝通的，以及在對外服務客戶上，員工的服務態度如何，有沒有懈怠或者消極敷衍客戶。

更重要的是，你還可以通過查看聊天記錄，看到團隊以多快的速度在開展項目，分析團隊溝通協作中哪個環節出現了問題，員工之間是如何分工的，最後又是怎樣解決這個問題，所有過程都被保存下來，後續可以根據之前的項目經驗來學習復用。

但企業微信沒有消息存檔功能，管理員不能查看手下員工詳細的聊天記錄，所以需要通過企業微信服務商——點鏡來開通消息存檔，開通過後，只要員工與客戶同意存檔，管理員就可以在點鏡後台隨時查看員工的聊天記錄，包括文字、圖片、文件、鏈接、語音多種類型的消息，甚至是撤回的消息也能記錄到，都被永久保存下來

點鏡SCRM不僅提供消息存檔，還有聊天提醒、聊天增強、客戶畫像、渠道活碼、客戶群提醒、刪人提醒、朋友圈展示等功能，是管理客戶的神器，其實很多公司使用企業微信，並不是看中它的辦公功能，而是它在客戶方面獨有的優勢。

另外，企業微信提高溝通交流這一點，還需要強調它的會議功能，會議可以突破空間的局限，隨時和團隊開始項目溝通，所以用企業微信這樣專業的辦公軟體，解決溝通效率和團隊協作需求是沒問題的。